
新卒で入社して、初めて任された会食の幹事は、部署の達成会でした。
会食の幹事を任されると、まず「どの店を予約しよう」と考えるかもしれません。でも、いきなり食べログを開いてはいけません。
会食の準備で最も重要なのは、自分一人で良い店を探すことではなく、先輩たちが持っている情報を集めることです。
今回は、社内の達成会や歓迎会など、初めて会食の幹事を任された新卒がやるべきことを、事前・当日・翌日の3段階に分けて書きます。
事前準備:いきなり店を探さない
最初に確定させるのは、次の3つです。
- 日程
- 参加者
- 予算
少人数なら、それほど難しくありません。ただし、参加者が多い場合や、忙しい上席が参加する場合は、日程を合わせるだけでも時間がかかります。規模によっては、2週間から1カ月前には調整を始めた方がよいでしょう。
参加者が決まったら、次に好みや注意点を確認します。特に見落とせないのが、上席のアレルギーや席の好み、店に対するこだわりです。たとえば、飲めるビールの種類まで気にする人もいます。
ただし、本人に一つずつ直接聞く必要はありません。その人と過去に会食をしたことがある先輩に聞いた方が、本人も意識していない好みや、過去の会食で評判がよかった店まで教えてもらえます。
店選びは、検索ではなく情報収集から始める
店を選ぶときも、いきなり食べログなどで検索するべきではありません。まずは、部署やチームの先輩が持っている情報資産を分けてもらいます。
社内には、これまでの会食で使った店や、参加者の反応、使いやすかった席、失敗した条件など、表には出ていない情報が蓄積されています。評価の高い店をゼロから探すよりも、実際に同じ部署の人が使って問題のなかった店を教えてもらう方が確実です。
先輩には、チャットで「おすすめの店はありますか」と聞くだけでは足りません。
「今度、このような会食を設定することになりました。
以前の会食について教えてほしいです」
と伝え、短いミーティングを組んでしまった方がよいと思います。その場では、次のようなことを構造的に聞きます。
- 過去に誰が参加したか
- どの店を利用したか
- 参加者からの評判はどうだったか
- 料理や飲み物に好みはあったか
- 席は使いやすかったか
- 過去に失敗した店や条件はあるか
- 当日はどのような流れだったか
- 会計や費用負担はどうしたか
会食の準備では、いかに詳しい人から情報をもらえるかがほとんどすべてです。使える情報が社内にないときに、初めてゼロから店を探します。
店は料理より、会が成立する条件で選ぶ
ゼロから店を探す場合も、最初から料理の内容を細かく比較する必要はありません。まず確認するのは、次の条件です。
- 参加人数
- 空いている日付と時間
- 座席のタイプ
- 会社からのアクセス
実際には、これらの条件で候補のほとんどが決まります。料理がおいしいかどうかも大切ですが、社内会食では、それ以上に全員が無理なく参加でき、会話しやすいことの方が重要です。
座席については、少なくとも次の点を確認します。
- 個室かどうか
- 靴を脱ぐ必要があるか
- 参加者全員の顔を見渡せるか
どの座席が正解かは、会の目的や参加者によって変わります。だからこそ、自分一人で決めきらず、候補を出したうえで先輩に確認します。
当日:全部を仕切ろうとしなくていい
幹事は、開始の15分ほど前には店に着いておきます。ただし、当日に最も重要なのは、細かな準備よりも会を滞りなく回すことです。
幹事を任されると、ドリンクを注文し続けたり、全員へ話を振ったり、常に忙しく動かなければならないと思うかもしれません。しかし、実際には参加者同士で会話を楽しんでいます。幹事が頑張って動きすぎなくても、次の3つを外さなければ大きな問題にはなりません。
- 乾杯の挨拶
- 締めの挨拶
- 会計
挨拶を誰に頼むか 乾杯と締めの挨拶を誰に頼むかは、先輩や参加者の中で最も役職が高い人に相談して決めます。自分の判断だけで役割を振るのではなく、社内の慣習を知っている人に確認する方が安全です。
会計 全員が同額を支払うとは限りません。上席が多めに出すなど、役職によって傾斜をつける場合もあります。会社の経費を使えるのか、誰が立て替えるのか、いつどのように回収するのかは、会社や部署によって大きく異なります。当日になってから考えるのではなく、事前に先輩へ聞いておきましょう。
翌日:協力してくれた人にお礼をする
会食が終わった翌日は、協力してくれた先輩にお礼を伝えます。特に、店や過去の会食について情報をくれた先輩や、会計で多めに負担してくれた上席には、きちんとお礼を伝えた方がよいでしょう。
あわせて、必要な精算を終わらせます。
- 参加者からの費用回収
- 立て替えた費用の確認
- 会社への経費申請
精算方法も会社によって違うため、分からなければ先輩に聞けば問題ありません。
一人で背負い込まない
初めて会食を任されると、自分一人で完璧に準備しなければならないように感じます。しかし、会食の幹事に必要なのは、すべてを自分で知っていることではありません。詳しい人を見つけ、必要な情報を聞き、参加者が楽しめるように準備することです。
分からないことを先輩に聞くのは、仕事ができないからではありません。会社や部署ごとに違う慣習を、自分一人で推測する方が危険です。
幹事がやるべきことは、とにかく先輩にいろいろ聞くこと。そして、あまり背負い込まないこと。
幹事は忙しいですが、参加者に楽しんでもらえたことを、最も感じやすい役割でもあります。気楽に、そしてしっかり情報収集をして臨みましょう。
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